Căng thẳng “hậu trường” công tác tuyển sinh ĐH, CĐ

Những câu chuyện về “hậu trường” công tác tuyển sinh của đại diện chuyên viên Sở GD-ĐT Đà Nẵng và đại diện ĐH Đà Nẵng phần nào chia sẻ những áp lực trách nhiệm để có được hồ sơ thí sinh và những phiếu báo dự thi chính xác, đầy đủ nhất.

Làm ngày chưa hết, làm đêm

Anh Nguyễn Phan Duy Vũ, chuyên viên chuyên trách xử lý hồ sơ đăng ký dự thi Sở GD- ĐT Đà Nẵng, cho biết: Trung bình mỗi mùa thi, Sở tiếp nhận hơn 20.000 hồ sơ thí sinh tại Đà Nẵng ĐKDT vào các trường ĐH, CĐ trên cả nước. Thời gian xử lý hồ sơ trước khi chuyển đến các trường ĐH, CĐ khoảng hơn 10 ngày. Tổ xử lý hồ sơ thí sinh tại sở thường có 10 người. Như vậy, mỗi người xử lý hơn 2.000 hồ sơ.

Trước hết, một tổ xử lý hồ sơ gồm 10 người sẽ phân loại hồ sơ theo vùng, miền; tiếp đến phân theo mã trường, ngành. Khâu này rất quan trọng vì những sai sót trong hồ sơ của thí sinh sẽ được phát hiện xử lý trong khâu này trước khi mỗi hồ sơ được đánh phiếu số 1, đính kèm vào bì hồ sơ để chuyển sang cho tổ làm việc thứ hai nhập dữ liệu hồ sơ thí sinh vào máy tính. Dữ liệu này sẽ được gửi đến các trường ĐH, CĐ có thí sinh đăng ký dự thi kèm với hồ sơ gốc. Hầu như chuyên viên chuyên trách xử lý hồ sơ “thuộc lòng” mã trường, ngành; thậm chí nắm rõ các thông tin chi tiết như trường này có khối nào tổ chức thi tuyển, khối nào tổ chức xét tuyển.

Nhiều thí sinh vẫn hay nhầm lẫn giữa mục 2 và mục 3 trong phiếu ĐKDT. Người ít, khối lượng công việc nhiều và mỗi chuyên viên sở đều nhận thức rõ yêu cầu cẩn trọng, tỉ mỉ của công việc trong một thời gian ngắn nên thường ngày làm việc không tính theo thời lượng mà tính theo khối lượng công việc phải giải quyết mỗi ngày để kịp thời gian. Nên làm ngày chưa hết, làm đêm là thường xuyên.

Hồ sơ về đến các trường, sai sót “lọt sàng xuống nia”

Cẩn thận, tỉ mẩn, nhưng tất nhiên, khâu xử lý hồ sơ thí sinh tại các Sở trước khi được chuyển đến các trường có thí sinh đăng ký dự thi, không thể tránh tất cả sai sót. Hồ sơ thí sinh về đến các trường, một lần nữa, những sai sót được “lọt sàng xuống nia”.

Trao đổi với PV Dân trí, TS. Nguyễn Hoàng Việt, Trưởng Ban đào tạo Đại học vùng Đà Nẵng, cho biết: “Những sai sót thường gặp là thông tin thí sinh giữa hồ sơ gốc và dữ liệu máy tính gửi qua đường truyền mạng không trùng khớp. Nhiều nhất là sai tên, đối tượng dự thi, khu vực… Lúc này, các chuyên viên của Ban đào tạo trường phải lọc các hồ sơ có sai sót, đánh dấu và so sánh với các hồ sơ gốc. Đồng thời, liên lạc với các Sở GD-ĐT, nơi xử lý hồ sơ thí sinh ban đầu để phối hợp xử lý các sai sót, đảm bảo thông tin thí sinh chuẩn xác nhất. Trường hợp các đơn vị không gửi tệp thông tin dữ liệu trên máy tính đính kèm hồ sơ thí sinh gửi qua đường truyền mạng hầu như năm nào cũng có. Hoặc như trường không tổ chức thi nhưng vẫn có thí sinh đăng ký dự thi. Chẳn hạn năm nay, trong khi ĐH Đà Nẵng không tổ chức thi tuyển sinh ngành Y dược nhưng vẫn có 1 thí sinh ở Phú Yên đăng ký dự thi.

Những sai sót thông tin về thí sinh trên phiếu báo dự thi có thể chỉnh sửa vào “phút 89” tức một ngày trước khi thí sinh bước vào phòng thi. Tuy nhiên theo ông Nguyễn Văn Dũng - Trưởng phòng Giáo dục thường xuyên- GD chuyên nghiệp, Sở GD- ĐT Đà Nẵng thì “thí sinh dễ bị ảnh hưởng tâm lý trước giờ thi nếu sai sót trên phiếu báo dự thi nên ngay từ khâu xử lý hồ sơ ban đầu, chúng tôi luôn đề cao tinh thần trách nhiệm. Nhiều năm liền, đáng mừng là hầu như hồ sơ chuyển từ Đà Nẵng ít có sai sót”.

Ông Dũng chia sẻ thêm: “Công tác tuyển sinh tại Sở từ hai năm trở lại đây, có phần đỡ căng thẳng hơn khi giảm được áp lực trực tiếp vận chuyển hồ sơ đến các trường ĐH, CĐ. Trước đây, khi Sở chưa áp dụng phướng án vận chuyển hồ sơ bằng gói vận chuyển bảo đảm của nhà cung cấp dịch vụ, mỗi mùa thi, chuyên viên Sở phải cử hai tổ công tác mang hồ sơ đi TPHCM và Hà Nội tập kết để các trường phía Nam và các trường phía Bắc đến nhâno hồ sơ. Giảm khâu này, vừa giảm được một nửa kinh phí trong công tác vận chuyển mà vừa đỡ “hoảng” nếu xảy ra sự cố trong quá trình vận chuyển”.

Thí sinh thường hồi hộp trước các kỳ thi thì “hậu trường” công tác tuyển sinh, các Ban chuyên trách, chuyên viên chuyên trách xử lý hồ sơ thí sinh tại các Sở GD- ĐT và các trường ĐH, CĐ cũng căng thẳng không kém. Tất cả để thí sinh có một mùa thi tốt nhất.

Bài và ảnh: Khánh Hiền